بایگانی ریلی چیست؟

همانطور که میدانید بایگانی ریلی یکی از سیستم هایی است که کاربردهای فراوانی در محیط های مختلف اداری، تجاری و مسکونی دارد و شما عزیزان میتوانید انواع مختلف بایگانی ریلی را در بازار مشاهده کنید. اگر به محیط های تجاری و اداری توجه کرده باشید، متوجه میشوید که از قفسه ریلی و کمدهای بایگانی برای انجام امور بایگانی بسیار استفاده می شود اینبار ما قصد داریم درخصوص کاربرد بایگانی ریلی در بیمارستان، با شما عزیزان صحبت کنیم، پس با مجموعه پومر همراه باشید.

بایگانی ریلی به سیستم قفسه بندی می‌گویند که بر روی ریل قابل حرکت و جابه جایی است، که مدل های  قفسه بایگانی ریلی متفاوت می‌باشد که عزیزان میتوانند برحسب نیاز روزمره خود سیستم بایگانی ریلی خود را انتخاب کنند. سیستم بایگانی ریلی با استفاده از مکانیزم خاص جابه جایی، این امکان را دارد تا با حرکت دادن کابین های خود، فضای خالی بین قفسه های ریلی را کاهش دهد که این امر باعث میشود شما عزیزان به راحتی بتوانید اسناد و مدارک و غیره خود را جابه جا کنید. البته امروزه تمامیه ارگان ها و سازمان ها به دلیل آنکه فضای کمتری برای بایگانی اسناد و مدارک خود دارند، برای حفظ امنیت و راحتی خود از سیستم بایگانی ریلی استفاده میکنند همچنین استفاده از بایگانی ریلی در جهت بهینه سازی فضای محیط و گسترش مکان برای انجام امورات دیگر نیز کاربرد دارد. استفاده از سیستم بایگانی ریلی باعث میشود که علاوه بر آنکه فضای بایگانی سازمان ها و ارگان ها دوبرابر شود بلکه موجب نظم و سازماندهی اسناد و مدارک میشود و افراد با سرعت بیشتری میتوانند به اسناد و مدارک خود دسترسی داشته باشند.

قفسه بایگانی ریلی

اجرای سیستم بایگانی ریلی در بیمارستان ها

همانطور که میدانید در محیط هایی مانند بیمارستان به دلیل پیشرفت های تکنولوژی در عرصه های مختلف پزشکی حجم داده ها بسیار زیاد میباشد و به دلیل آنکه در بیمارستان افراد بسیاری مراجعه میکنند پس قطعا حجم اطلاعات و بایگانی آن ها بسیار دشوار است و داده ها و اسنادی که در یک سیستم امن و منطقی نگهداری نمی شوند. می‌توانند گم شوند و به دست افراد نادرستی برسند و دنیایی از مشکلات را ایجاد کنند و از طرفی اگر بخواهیم تمام داده های مراجعین به بیمارستان را سیستمی کنیم قطعا باید یک سری از اطلاعات بیماران دستی باشد و یا به دلیل آنکه بسیاری از مدارک بیماران و پزشکان در گذشته دستی هستند و نگهداری این حجم اطلاعات بسیار دشوار است. پس باید مکانی برای بایگانی این چنین داده ها باشد که علاوه بر آنکه اطلاعات به آسانی قابل دسترس باشد و همچنین اسناد و مدارک در مدت زمان طولانی سالم بمانند. بایگانی ریلی این امر را برای تمامیه افراد آسان کرده است تا علاوه بر آنکه فضای کمتر و بهینه ای در محیط را به سیستم بایگانی ریلی اختصاص داد. همچنین باعث کمتر شدن نیروی انسانی در جهت نگهداری اسناد است. پس برای داشتن فضای بهینه علاوه بر آنکه محیط هایی مانند بیمارستان به این سیستم بایگانی ریلی احتیاج دارند محیط های دیگر نیز باید خود را با این سیستم بایگانی ریلی وفق دهند.

مزایای بایگانی ریلی

مزایای سیستم بایگانی ریلی

1. هزینه را کاهش می دهد.

اگر اطلاعات زیادی برای ذخیره دارید، و علاوه بر آنکه میخواهید هزینه را کاهش دهید اسناد و مدارک خود را نیز بهینه ذخیره سازی کنید. به جایی نیاز خواهید داشت که همه داده ها و اسناد خود را در آنجا قرار دهید. شما یا به مکان های بزرگتر یا یک سیستم ذخیره سازی آرشیو هوشمند نیاز دارید که برای کاهش فضای مورد نیاز کف کار می‌کند. بنابراین، سرمایه‌گذاری در سیستم‌های بایگانی ریلی می‌تواند باعث صرفه‌جویی در هزینه شود، زیرا نیازی نیست برای ساختمان بزرگ‌تر هزینه کنید.

2. باعث صرفه جویی در زمان می شود.

تلاش برای یافتن اسناد مهم در زمانی که هیچ سیستم سازماندهی شده ای وجود ندارد، می‌تواند فرآیندی پر هرج و مرج باشد که زمان زیادی می‌برد. بایگانی کردن اسناد مهم در بایگانی ریلی که یک سیستم منظم و واضح است، می‌تواند باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های ساعت‌ها توسط کارمندان شما در مسیریابی اطلاعات شود. صرفه‌جویی در زمان و در نتیجه هزینه.

3. به راحتی می توانید مسئولیت های قانونی خود را انجام دهید.

شما عزیزان میتوانید با استفاده از بایگانی ریلی اسناد را برای چند سال ذخیره کنید، مانند صنعت قانونی یا مراقبت‌های بهداشتی، پس باید روی یک سیستم ذخیره‌سازی خوب سرمایه‌گذاری کنید که همه چیز را برای سال‌ها ایمن و به راحتی در دسترس قرار دهد.

4. شلوغی را به حداقل برسانید.

داشتن یک سیستم ذخیره سازی سازماندهی شده  مانند بایگانی ریلی می تواند تعداد اسناد موجود در اطراف را به حداقل می رساند و محیط کاری کارآمدتری را ایجاد می کند. به نوبه خود، این می‌تواند بهره‌وری کارکنان را افزایش دهد و ظاهر حرفه ای تری ایجاد کند.

5. اسناد را محرمانه نگه می دارد.

با استفاده از بایگانی ریلی، سازمان ها می‌توانند با محافظت از اسناد در برابر دسترسی اشخاص دیگر از خطر گم شدن فایل های مهم نیز جلوگیری کنند و این امر در امنیت بایگانی ریلی به شدت موثر است.

6. ظاهر و احساس کلی محل کار را بهبود بخشید.

فایل های سازمان نیافته می‌توانند فضایی را درهم و برهم ایجاد کنند و می‌تواند به روحیه کلی محل کار نسبت داده شود. همه افراد بیمارستان باید به طور روزمره در فضای شما احساس راحتی و اعتماد به نفس داشته باشند و یک فضای کاری سازماندهی شده تر این امر را محقق خواهد کرد. کارمندان شما می‌توانند به‌جای کاوش در پرونده‌های سازمان‌دهی نشده‌ای که ماه‌ها یا سال‌ها مرتب نشده‌اند، به راحتی در بایگانی‌ ریلی سازماندهی کنند.

7. جلوگیری از ورود گرد و خاک

یکی از ویژگی های بایگانی ریلی این میباشد که از ورود گرد و غبار بر روی پرونده ها و اسناد جلوگیری میکند و شما عزیزان به راحتی میتوانید اسناد و مدارک خود را بایگانی کنید.

نتیجه گیری

تمامیه  اداره ها اعم از ارگان های دولتی و خصوصی نظیر بیمارستان ها، کارگاه ها، بانک ها و غیره باید از چنین سیستم هوشمندانه بایگانی ریلی به جهت محافظت ار اسناد و مدارک و بهینه سازی فضای محیط خود استفاده کنند. مجموعه پومر توانسته است با تولید محصولات متنوع قفسه بایگانی ریلی اعم از قفسه ریلی مکانیکی، قفسه ریلی برقی-الکترونیک، قفسه ریلی اتوماتیک، قفسه ریلی ترکیبی، قفسه ریلی کتابخانه و قفسه متحرک چندمنظوره نیاز های عمومیه افراد را نسبت به بایگانی اسناد و مدار خود برطرف کند و شما عزیزان میتوانید جهت خرید محصول مورد نظر خود با مشاوران مجموعه پومر تماس حاصل فرمایید تا کارشناسان ما بتوانند بهترین مشاوره را بر حسب نیاز شما عزیزان به شما ارائه دهند.