امنیت نگهداری اسناد

یکی از مکان های مهم در سازمان های اداری دفتر بایگانی اسناد آن نیز می باشد. چرا که امنیت نگهداری اسناد و سالم ماندن آن ها در مدت زمان طولانی بسیار اهمیت دارد. برای حفظ امنیت نگهداری اسناد از روش هایی استفاده می شود که در ادامه به معرفی آن ها خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.

معرفی فاکتور های مهم در امنیت بایگانی اسناد

یکی از مهم ترین فاکتور های مهم در امنیت بایگانی اسناد توجه به محیط نگهداری آن ها است. همانطور که گفته شد فضای نگهداری اسناد یک بخش جدا در اداره  می باشد. دفتر بایگانی اسناد باید محیطی سالم و به دور از رطوبت باشد. برای ایجاد نظم در دفتر بایگانی اسناد نیاز است که از کمد های بایگانی اسناد استفاده کنید. کمد بایگانی اسناد نیز باعث می شود که اسناد شما بسیار منظم و مشخص در سیستم بایگانی نگهداری شوند. برای آشنایی با فاکتور های مهم و تاثیر گذار در امنیت بایگانی اسناد به ادامه این مطلب توجه کنید.

دما و تهویه دفتر بایگانی اسناد باید چگونه باشد؟

همانطور که گفته شد یکی از مهم ترین نکات در افزایش ایمنی دفتر بایگانی اسناد توجه به دما و تهویه است. برای افزایش امنیت اسناد نیاز است که دمای اتاق بسیار خنک و خشک باشد. چرا که رطوبت اصلا برای اسناد مناسب نیست و باید بدانید که اگر رطوبت دمای رطوبت دفتر بالای 65 درصد باشد قطعا با کپک اسناد مواجه خواهید شد. ممکن است برای شما سوال پیش بیاید که رطوبت اتاق اسناد را چگونه باید کنترل کرد؟ کنترل رطوبت را می توانید با استفاده از یک سیستم تهویه مناسب رفع کنید.

افزایش مقاومت دفتر اسناد در برابر آتش سوزی

 یکی از موارد مهم در نگهداری اسناد توجه به شرایط اتاق است. دفتر بایگانی اسناد نباید شرایطی محیا برای آتش سوزی داشته باشد.  بنابراین برای عدم آتش سوزی باید به افزایش مقاومت درب، پنجره، کف و دیواره ها توجه کنید.

نکته: اگر سیستم بایگانی دفتر اسناد شما ریلی و هوشمند است می توانید به گونه ای آن را تنظیم کنید که در صورت بروز حریق کمد بایگانی به سمتی حرکت کند که آتش وجود ندارد.

خطرات رطوبت و آب برای اسناد

همانطور که رطوبت آسیب جدی به اسناد وارد می کند آب نیز خسارت های غیر قابل جبرانی به اسناد شما خواهد زد. بنابراین باید سیستم لوله کشی اتاق بایگانی اسناد را از قبل چک کنید. همچنین باید بدانید که محل بایگانی اسناد نباید درست روی مخازن آب ساختمان باشد.

آلودگی نوری

نور مناسب یکی از عواملی است که باعث افزایش ماندگاری اسناد در سیستم بایگانی می شود. بنابراین برای سالم ماندن اسناد باید به نوع نور و میزان آن توجه کنید. یکی از کم مصرف ترین منبع های نور برای سیستم های بایگانی اسناد استفاده از led lighting  است.  چرا که چراغ های ال ای دی نور های سالمی دارند و اسناد را از اشعه های ماورابنفش یا مادون قرمز دور می کنند.

آلایندگی

گاهی ممکن است اسنادی که قصد نگهداری آن ها را داریم تاریخی باشند. در این صورت بایگانی کردن آن ها فرایند بسیار حساس خواهد شد. برای افزایش ماندگاری اسناد تاریخی بهترین پیشنهاد قرار دادن آن ها درون یک جعبه سیاه است.

نکته: کتاب های تاریخی که دارای لکه های سیاه هستند را نباید در کنار دیگر کتاب ها که کمتر دچار آسیب شده اند نگهداری کنید. را که به سرعت باعث خرابی سایر کتاب ها خواهند شد.

ورود افراد متفرقه را ممنوع کنید

زمانی که اسناد بایگانی می شوند دو مسئله اهمیت بالایی پیدا خواهد کرد. اولین مسئله سالم ماندن اسناد است. سپس باید امنیت آن ها را در برابر خطرات احتمالی مانند سرقت اسناد ایجاد کرد. برای افزایش امنیت سیستم بایگانی اسناد نیز می توان از کمد بایگانی ریلی استفاده کرد. کمد بایگانی ریلی دارای انواع مختلفی است و نمونه متحرک آن دارای قفل نیز می باشد. همچنین ورود افراد متفرقه را به دفتر بایگانی اسناد ممنوع کنید. اگر قصد خرید سیستم بایگانی ریلی مناسب سازمان خود را دارید پیشنهاد ما به شما مراجعه به سایت پومر و مشاهده انواع سیستم های بایگانی ریلی است.