در اداره‌ها و سازمان‌ها همواره حجم بالایی از اسناد وجود دارد که اگر به روش درستی نظم‌دهی نشوند، پیدا کردن هر یک از آن‌ها در زمان لازم کار سختی خواهد بود. با این حساب ریسک گم شدن مدارک مهم نیز افزایش پیدا می‌کند، اما ایده خاصی تحت عنوان سیستم بایگانی ریلی با قفسه‌بندی منظم این مشکل را حل کرده است، به این صورت که چند قفسه کنار هم امکان چیدن و نظم‌ بخشیدن به مدارک را فراهم می‌کنند. با توجه به کارایی بی‌نظیر این سیستم، در مدت کوتاهی، تمام ادارات به استفاده از آن روی آوردند و همین امر باعث شده تا تنوع این کالا از نظر جنس و مدل افزایش پیدا کند.

سیستم بایگانی ریلی چیست؟

سیستم بایگانی ریلی مجموعه‌ای از چند قفسه است که برای قرار دادن مدارک و اسناد طراحی شده‌اند. این قفسه‌ها روی یک سری ریل و پایه‌های چرخ‌دار قرار گرفته‌اند. آن‌ها دارای قابلیت حرکت به دو طرف چپ و راست هستند. به همین دلیل دیگر نیازی نیست در اتاق‌های بایگانی اداره‌ها، فضایی را به راهروها اختصاص داد.

این امر باعث می‌شود گنجایش فضای بایگانی سازمان حداقل ۷۰ درصد افزایش یابد. به این ترتیب که تمام قفسه‌های بایگانی در کنار هم چیده می‌شوند و در صورت نیاز به مدارک موجود در یکی از آن‌ها،‌ فقط کافیست سیستم‌ را به روش مشخص شده بیرون بکشید.

سیستم بایگانی ریلی 2

سیستم بایگانی ریلی در چه مکان‌‌هایی به کار می‌رود؟

در مراکزی مانند ادارات، دفاتر خصوصی،‌ بخش اداری کارخانه‌ها و… بخش قابل توجهی سند و مدرک انباشته شده است که نیاز به بایگانی دارند. این سیستم با کارایی خاص خود، نگهداری این مدارک‌ را آسان می‌کند. همچنین، کلینیک‌ها، مطب‌های پزشکی و بیمارستان‌ها برای دسته‌بندی پرونده بیماران و سوابق پزشکی آن‌ها، یک یا چند سیستم ریلی تهیه می‌کنند و به روند کاری خود نظم می‌بخشند.

یکی دیگر از‌ کاربردهای‌ مهم این قفسه‌ها، نگهداری از پرونده‌های دانش‌آموزان‌ و دانشجویان در مدارس و دانشگاه‌ها است‌. انبارهای تجاری نیز برای حفظ فاکتورها و اسناد حسابداری خود از سیستم بایگانی ریلی استفاده می‌کنند. در واقع استفاده از سیستم قفسه‌بندی ریلی هیچ محدودیتی ندارد.

در هر محیطی که حفاظت و نگهداری درست اسناد اهمیت زیادی دارد، استفاده از چنین سیستم‌هایی گزینه خوبی به شمار می‌رود. امروزه شاهد این هستیم که حتی کسب و‌ کارهای کوچک‌تر مانند کارگاه‌های تولیدی نیز برای مراقبت از اسناد حسابرسی کارگاه و مدارک کارکنان، این سیستم‌ را انتخاب می‌کنند.

مزایای استفاده از سیستم‌های بایگانی ریلی

طراحی انعطاف‌پذیر سیستم بایگانی ریلی باعث شده تا به راحتی قابل جمع شدن باشد. حتی می‌توان قفسه‌های مختلف را به یکدیگر متصل کرد و در صورت لزوم مجدداً به جداسازی آن‌ها پرداخت. به طور کلی مزایای استفاده از این قفسه‌ها به شرح زیر هستند.

افزایش ایمنی در سیستم بایگانی

سیستم‌های بایگانی معمولی، همگی دارای قفل‌ هستند و سطح ایمنی مدارک شما را افزایش می‌دهند، اما این سطح ایمنی در سیستم بایگانی ریلی برقی و هوشمند بیشتر است؛ زیرا این سیستم‌ها به قابلیت‌های ایمنی قوی‌تری مانند رمزگذاری پیشرفته مجهز هستند. این سیستم با رمزگذاری از راه دور نیز قابل کنترل خواهد بود.

بهینه‌سازی فضا

قفسه‌های دیواری یا سایر سیستم‌های بایگانی قدیمی به فضای بزرگی نیاز دارند. در واقع با قرار دادن یک قفسه ثابت در فضا، دیگر نمی‌توانید هیچ استفاده‌ای از آن محیط داشته باشید، اما با قرار دادن یک سیستم بایگانی ریلی می‌توانید از تمام فضای اتاق بهره‌مند شوید. همچنین، برای چیدمان قفسه‌ها آزادی عمل بیشتری در اختیارتان خواهد بود.

سیستم بایگانی ریلی 3

تنوع در ذخیره‌سازی

فرقی نمی‌کند که قصد دارید پوشه‌های پرونده مدارک را بایگانی کنید یا می‌خواهید جعبه‌های بزرگ‌تر حاوی وسایل مهم را به صورت منظم بچینید، در هر صورت امکان استفاده از قفسه ریلی را خواهید داشت. این سیستم‌ها از کمد‌های عمیقی تشکیل شده‌اند که با بهره‌مندی از پایه‌های قدرتمند، توانایی تحمل اجسام سنگین‌تر را نیز دارند.

افزایش سرعت جستجوی مدارک

این قفسه‌ها با داشتن بخش‌های جداگانه این امکان را برای شما فراهم می‌کنند تا با علامت‌گذاری خاصی بتوانید هر چه سریع‌تر مدرک مورد نظر خود را پیدا کنید. در غیر این صورت پیدا کردن یک سند از بین انبوهی از اسناد بایگانی شده کار آسانی نخواهد بود.

تنوع رنگی

این قفسه‌های بایگانی از تنوع رنگی بالایی برخوردار هستند. به همین دلیل می‌توانید با انتخاب یک رنگ جداگانه برای هر بخش از مدارک خود، یک سیستم کدگذاری انجام دهید. البته، این تنوع رنگی به هماهنگی قفسه با سایر اجزای دکوراسیون اداره‌ها و شرکت‌ها نیز کمک می‌کند.

 مقرون به صرفه بودن

درست است که قیمت سیستم بایگانی ریلی نسبت به قفسه‌های معمولی بیشتر است، اما از آنجایی که این سیستم‌ها در زمان و فضا صرفه‌جویی زیادی به وجود می‌آورند، از نظر اقتصادی نیز کاملاً به صرفه هستند.

انواع قفسه بایگانی ریلی از نظر نحوه عملکرد

سیستم بایگانی ریلی در ابتدا با یک ساختار ساده طراحی شد. پس از استقبال از آن، کم کم به قابلیت‌های جدیدی مجهز شده و سیستم آن به طراحی پیشرفته‌تری دست یافت. در حال حاضر این سیستم از نظر نحوه عملکرد به سه نوع مکانیکی، برقی و هوشمند تقسیم می‌شود.

سیستم بایگانی مکانیکی

سیستم بایگانی ریلی مکانیکی در بخش خارجی کمد به یک دسته مجهز شده است. در صورتی که این دسته را بچرخانید، قفسه با کمک نیروی مکانیکی به سمت چپ یا راست هدایت می‌شود. در حقیقت، این دسته نقش یک فرمان را بازی می‌کند.

پس از حرکت فرمان، نیرو به چرخ‌دنده و سپس به چرخ‌ها منتقل می‌شود. در این نوع سیستم هیچ انرژی الکتریکی به کار نمی‌رود. درست است که برای جابه‌جایی قفسه‌ها باید از نیروی فیزیکی استفاده کنید، ولی طراحی کلی آن به گونه‌ای انجام شده که وارد کردن این نیرو، به فرد هیچ فشاری وارد نخواهد شد.

این سیستم نسبت به شرایط آب و هوایی مختلف مقاوم بوده و با توجه به قیمت مقرون به صرفه‌ای که دارد، دارای کارایی گسترده‌ای است. ابعاد سیستم بایگانی مکانیکی قابل تغییر هستند و مونتاژ آن به سادگی انجام می‌شود.

بایگانی ریلی 31

سیستم بایگانی برقی یا الکترونیکی

در ساختار سیستم بایگانی برقی از موتورهای کوچک نهفته استفاده شده است. این موتور باعث می‌شود که سیستم تنها با فشردن یک دکمه حرکت کند. نحوه استفاده از سیستم برقی نسبت به مکانیکی بسیار ساده‌تر بوده و به زمان کمتری نیز احتیاج دارد. همچنین، سیستم امنیتی این قفسه قوی‌تر از نمونه قبلی است و برای حفاظت از اسناد مهم کارایی بیشتری دارد.

به علاوه، برخی از مدل‌های پیشرفته این قفسه از قابلیت اتصال به بایگانی اصلی اطلاعات برخوردار هستند. به همین دلیل به آسانی اطلاعات بایگانی شده را بازیابی می‌کنند. در واقع سیستم برقی، نیازمندی به نیروی فیزیکی را حذف کرده است. به همین دلیل ریسک بروز خطای انسانی را کاهش می‌دهد و میزان دقت در مدیریت داده‌ها را بالا می‌برد.

این سیستم از اجزای مختلفی مانند پنل دکمه‌ای، ستون، سینی، شاسی، چرخ، ضربه‌گیر، ریل، استپ ریل و درب تشکیل می‌شود. البته، ناگفته نماند این نوع قفسه دارای ریموت کنترل نبوده و از قابلیت اتصال به کامپیوتر برخوردار نیست.

سیستم بایگانی هوشمند

سیستم بایگانی ریلی هوشمند جدیدترین و مدرن‌ترین نوع این سیستم است که برای نگهداری انواع مدارک و تجهیزات آرشیوی اداره‌ها و صنایع مختلف به کار می‌رود. عملکرد کلی این سیستم مکانیزه بوده و به طور کامل از طریق فرمان‌های ارائه شده توسط نرم ‌افزار هدایت می‌شود.

کمد بایگانی ریلی قیمت

سطح ایمنی این سیستم نسبت به دو مدل قوی بسیار قوی‌تر است؛ زیرا افراد برای دسترسی به فایل‌ها و اسناد باید از اثر انگشت، تشخیص صدا یا چهره و… استفاده کنند. این سیستم با کمک تکنولوژی‌های روز دنیا مانند FRID، مدیریت بر مدارک را بهینه کرده و قابلیت دسترسی به گزارشات لحظه‌ای را به صورت آنلاین فراهم می‌کند.

این نوع قفسه توانسته سیستم‌های سخت افزار و نرم افزار را به ظریف‌ترین شکل ممکن با یکدیگر ترکیب کند و سرعت و دقت در روند بایگانی را افزایش دهد. یکی دیگر از ویژگی‌های این سیستم مربوط به توانایی گسترش ظرفیت آن به شکل یکپارچه است. به این معنا که می‌توانید با توجه به نیاز خود، بخش‌های جدیدی به سیستم بیفزایید و تمامی آن‌ها را به یک واحد پیوسته تبدیل کنید.

این نسخه بایگانی ریلی به امکاناتی مانند سیستم هوشمند روشنایی، توقف اضطراری و هدایت اپراتور به سمت پرونده نیز مجهز شده است. از قفسه هوشمند می‌توان در تمام محیط‌ها اعم از اداری، سازمانی، صنعتی و… استفاده کرد.

انواع سیستم بایگانی ریلی بر اساس جنس

این سیستم‌های بایگانی بر اساس متریال تشکیل‌دهنده به دو نوع تقسیم می‌شوند. نوع اول که تمام فلز نام دارد با کمک ورقه‌های فلزی با ضخامت مناسب ساخته می‌شود. پانل، قاب، ستون‌ها و درب قفسه به طور کامل از ورق‌های روغنی تشکیل شده‌اند، ولی شاسی‌ها از جنس ورق گرم هستند.

نوع دوم که از ترکیب چوب و فلز ساخته می‌شود، مختص کتابخانه و محیط‌های اداری ایمن است. نمای قفسه (درب و قاب) از جنس MDF ساخته شده و بخش‌های دیگر مانند پانل و ستون از فلز تشکیل می‌شوند. این قفسه معمولاً ظاهر زیباتری دارد.

بایگانی ریلی پومر

راهنمای انتخاب قفسه بایگانی ریلی

در حال حاضر تنوع سیستم بایگانی ریلی به اوج خود رسیده است. در هنگام خرید این سیستم با نمونه‌های مختلفی روبه‌رو خواهید شد که هر کدام متناسب با یک نیاز خاص طراحی شده‌اند. برای اینکه بتوانید مناسب‌ترین قفسه ریلی را انتخاب کنید، حتماً به دستورالعمل‌های زیر توجه داشته باشید.

سطح امنیت

مطمئناً مهم‌ترین فاکتور در انتخاب این سیستم، سطح امنیت آن است. هر سازمان از یک‌سری مدارک مهم برخوردار بوده که حفاظت از آن‌ها نیاز به دقت زیادی دارد. بنابراین، قبل از انتخاب و خرید این قفسه، در ابتدا باید نوع قفل و سطح امنیت آن را بررسی کنید.

در صورتی که قرار است از این سیستم برای حفاظت از مدارک محرمانه استفاده کنید، نباید سیستم مکانیکی را برگزینید. در این شرایط انتخاب سیستم‌های برقی و هوشمند با برخورداری از سطح امنیت بالاتر، گزینه بهتری محسوب می‌شود. البته، ایمنی فقط مربوط به سرقت نیست، بلکه ایمنی در برابر آتش‌سوزی نیز اهمیت دارد.

مقاومت در برابر شرایط مختلف

قفسه ریلی باید در برابر شرایط محیطی مختلف مانند رطوبت مقاوم باشد. شرایط محیطی خاص نباید باعث شود که ساختار قفسه متزلزل شود؛ چراکه در این صورت، سلامت اسناد و پرونده‌های شما نیز به خطر خواهد افتاد. بنابراین، در انتخاب جنس بدنه و سایر اجزای سیستم دقت داشته باشید.

در صورتی که محل نگهداری قفسه، مکان‌هایی مانند آزمایشگاه و… است، باید به فکر تهیه قفسه‌های فلزی و ترجیحاً فولادی باشید؛ زیرا در این فضاها ریسک تماس با گازها و مواد شیمیایی مختلف وجود دارد و قفسه‌های چوبی از مقاومت کافی در برابر این شرایط برخوردار نیستند.

بایگانی ریلی 22

ساختار و اجزای قفسه بایگانی

قفسه انتخاب شده باید دارای طبقه‌بندی مناسبی باشد. حال ممکن است این طبقه‌بندی‌ها به صورت کشو باشند یا به شکل قفسه به فروش برسند. در هر صورت تعداد و گنجایش آن‌ها باید متناسب با حجم و اندازه تجهیزات آرشیوی شما طراحی شوند.

همچنین، تمام اجزای سیستم اعم از چرخ‌ها، درب‌، قفل و… باید از متریال مستحکمی تشکیل شده باشند. در صورتی که قصد دارید به جای پرونده، وسایل سنگین‌تری را در سیستم ذخیره کنید، باید نسبت به مقاوم بودن بخش‌های مختلف آن حساسیت بیشتری نشان دهید.

توجه به ابعاد فضا

قفسه‌های بایگانی در اندازه‌های مختلفی تولید می‌شوند تا نیاز‌های مختلف را پاسخ دهند. درست است که قفسه‌های بزرگ‌تر، چیدمان را آسان‌تر می‌کنند، ولی فضای اتاق بایگانی شما باید گنجایش قفسه انتخاب شده را داشته باشد. پس طول، عرض و عمق سیستم را متناسب با ابعاد فضا انتخاب کنید‌. در انتخاب ابعاد، به سایز و تعداد آیتم‌های ذخیره شده نیز توجه داشته باشید.

رنگ قفسه

رنگ قفسه علاوه بر جنبه ظاهری، بر میزان مقاومت بدنه نیز تاثیر دارد. صفحه‌های فلزی قفسه باید به خوبی با رنگ پوشش داده شوند. البته، انتخاب رنگ‌های گوناگون برای تفکیک پرونده‌های مختلف نیز ایده خوبی به نظر می‌رسد.

میزان بودجه

با توجه به ویژگی‌های ذکر شده، کاملاً واضح است که سیستم بایگانی ریلی هوشمند بیشترین قیمت را دارند و سیستم‌های مکانیکی ارزان‌ترین نرخ را به خود اختصاص داده‌اند. به همین دلیل در ابتدا باید مشخص کنید که چه بودجه‌ای را برای خرید این کالا در نظر گرفته‌اید تا روند انتخاب شما ساده‌تر شود.

برای دریافت بهترین نرخ‌های خرید می‌توانید محصولات ما را بررسی کنید. ما در پومر صنعت طیف گسترده‌ای از سیستم‌های بایگانی ریلی را عرضه می‌کنیم تا انتخاب برای شما با راحتی بیشتری همراه باشد.

روش های ساماندهی کتابخانه ها

سخن پایانی

وقت آن رسیده است تا با انتخاب یک سیستم بایگانی ریلی مناسب، نظم خاصی به ذخیره‌سازی مدارک و تجهیزات خود ببخشید. مجموعه ما با ارائه تنوع استثنایی از این نوع قفسه توانسته رضایت بسیاری از شما مصرف‌کنندگان را کسب کند. ما در مجموعه پومر صنعت با استفاده از آخرین تکنولوژی‌های مربوط به بایگانی مدارک، نمونه‌های مختلف قفسه ریلی را با بالاترین کیفیت به متقاضیان عرضه کرده‌ایم. همچنین، خدمات پس از فروش ده ساله، گارانتی طلایی ۶ ماهه و یک ساله، مونتاژ و دمونتاژ قفسه از خدمات مهم مجموعه ما به شمار می‌روند. زیبایی، ایمنی و کارایی عالی سه ویژگی مهم تولیدات پومر صنعت هستند.