نگهداری اسناد در سازمان های مختلفی انجام می شود. به همین دلیل روز به روز سیستم های پیشرفته تری برای نگهداری اسناد ساخته می شود. سیستم های بایگانی ریلی نیز روش جدیدی برای نگهداری اسناد در اداره ها است. با استفاده از سیستم بایگانی اسناد بهینه سازی فضا در اداره ها صورت گرفته است. در ادامه بیشتر درباره علت محبوبیت سیستم های بایگانی صحبت خواهیم کرد. با ما همراه باشید.
معرفی انواع سیستم بایگانی ریلی
سیستم های بایگانی ریلی پومر نسبت به نیاز مصرف کننده و متنوع بودن سازمان ها دارای انواع مختلفی هستند. به همین دلیل در این بخش قصد داریم به معرفی انواع سیستم بایگانی ریلی بپردازیم.
سیستم بایگانی ریلی برقی الکتریکی
قفسه بایگانی ریلی برقی الکتریکی با استفاده از انرژی برق کار می کند. بنابراین در این سیستم هم نیازی به استفاده از نیروی فیزیکی ندارد. بیشترین سازمان های که از سیستم بایگانی ریلی برقی الکتریکی استفاده می کنند جز ارگان های بزرگ و سازمان های مهم هستند. چرا که هزینه خرید سیستم های بایگانی ریلی برقی الکتریکی بسیار بالا است.
مزایای سیستم های بایگانی ریلی برقی الکتریکی:
- تعمیرات راحت و کم هزینه
- عدم فرسودگی نیروی انسانی
- افزایش حجم ذخیره سازی اسناد
- امکان افزودن و جا به جایی آسان
- افزایش سرعت کار های روزمره و دسترسی به سیستم های بایگانی ریلی
قفسه بایگانی ریلی فلزی
یکی از پر طرفدارترین سیستم های بایگانی ریلی از نوع فلزی است. سیستم های بایگانی ریلی فلزی دردسر کمتری نسبت به سایر مدل ها دارد. چرا که در هر نوع محیطی می توان از قفسه بایگانی ریلی فلزی استفاده کرد. چرا که بایگانی ریلی در برابر تغییرات آب و هوایی دچار مشکل نخواهد شد. اگر قصد نگهداری اسناد در بایگانی های فلزی را دارید باید از نوع کابینتی استفاده کنید تا با مشکل رو به رو نشوید.
قفسه بایگانی ریلی فولادی
کمد بایگانی ریلی فولادی طول عمر بالایی نسبت به سایر مدل های قفسه ریلی دارد. در بیشتر کارخانه ها از قفسه بایگانی ریلی فولادی به دلیل استحکام بالا استفاده می کنند. اگر امکان ضربه خوردن به قفسه در محیط کارخانه شما بسیار زیاد است و قصد نظم دهی به اسناد خود را دارید بهترین گزینه برای شما استفاده از قفسه بایگانی فولادی است.
سیستم بایگانی ریلی مکانیکی
در سیستم های بایگانی ریلی مکانیکی فضای ذخیره اسناد بسیار زیاد است. همچنین ایمنی نگهداری اسناد در این سیستم بسیار بالا است. جنس بدنه سیستم بایگانی ریلی ترکیبی است. چرا که برای ساخت این سیستم از فلز و ام دی اف استفاده می شود.
سیستم بایگانی ریلی الکترونیکی
امنیت در روش بایگانی ریلی الکترونیکی بسیار بالا است چرا که همه چیز به صورت الکترونیکی انجام می شود. برای جا به جایی قفسه های بایگانی ریلی الکترونیکی نیازی به استفاده از نیروی فیزیکی نیست. بلکه می توانید تنها با لمس یک دکمه قفسه ها را به راحتی جا به جا کنید. استفاده از تکنولوژی در ساخت بایگانی ریلی باعث شده تا مزایای بسیاری نسبت به سایر نمونه ها داشته باشد. یکی از مزایای بایگانی ریلی الکترونیکی نسبت به سایر مدل ها دسترسی و تحرک راحت قفسه ها است. بنابراین به سادگی می توانید به قفسه هایی که دسترسی به آن ها بسیار دشوار است هم دسترسی داشته باشید.
آشنایی با مزایای استفاده از بایگانی ریلی
استفاده از سیستم بایگانی ریلی باعث می شود که تا حد بسیاری در فضای نگهداری اسناد صرفه جویی شود. از سیستم بایگانی ریلی در هر سازمانی می توان استفاده کرد و سازگاری بالایی با انواع محیط دارد. سیستم بایگانی ریلی مناسب برای ذخیره سازی انواع اسناد، زونکن، پوشه، کارتن، لوازم انبار و .. می باشد.
- افزایش فضای اداره
- صرفه جویی در انرژی برق
- افزایش فضا برای بایگانی اسناد
- قابلیت جا به جایی آسان با لمس یک دکمه
صرفه جویی در اتلاف وقت
یکی از مهم ترین مزایای استفاده از بایگانی ریلی صرفه جویی در اتلاف وقت است. اسناد در سازمان های بزرگ در یک اتاق به عنوان بایگانی اسناد ذخیره می شوند. اتاق بایگانی اسناد با استفاده از قفسه های خاص پر شده و اسناد را با استفاده از آن ها نظم می دهند. مرتب کردن اسناد به روش های مختلفی در اتاق بایگانی اسناد انجام می شود. در بیشتر مواقع برای صرفه جویی در اتلاف وقت از روش حروف الفبا برای ذخیره سازی اسناد استفاده می کنند. با استفاده از این روش جستجو اسناد شما بسیار راحت تر انجام خواهد شد.
